退職証明書の請求方法：労基法22条で会社に求められる内容と文例

退職証明書は、退職したあとに、会社へ「退職したこと」と「請求した事項」の証明書を求める書類です。労働基準法22条1項により、退職した人が請求すれば、会社は遅滞なく交付しなければなりません。記載を求められるのは、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由の5項目です。自己都合で辞めた場合でも請求できます。この記事では、請求の手順、文例、モデル様式の読み方、離職票との違いを順に示します。

労基法22条で請求できる5項目と、会社が書いてはならないこと

条文のポイントは次のとおりです（労働基準法22条）。

実務で効くのは3項です。請求する項目を自分で選べるので、「退職の事由は書かずに、使用期間と業務の種類と地位だけ」のように、必要な項目だけを指定して頼めます。厚生労働省のQ&Aも、希望する項目だけを記載した証明書を請求できると説明しています。

退職の事由を請求するときは、「自己都合」「勧奨」などの区分が書かれます。会社と退職の経緯の受け止めが食い違っているときは、会社の見解がそのまま書かれるのが原則で、書き換えを求める手段としては使えません。虚偽の記載であれば会社が義務を果たしたことにならない、というのがQ&Aの整理です。

請求の手順：5つのステップ

1. 何のために必要かを決める。 国民健康保険に入るための退職日の証明か、転職先に出す職歴の証明か、離職の事由を示したいのかで、請求する項目が変わります。
2. 請求する項目を選ぶ。 5項目のうち必要なものだけに絞ります。退職日が必要なときは、法定の項目では「使用期間」に当たるので、使用期間を「入社日と退職日が分かる形で」書くよう頼みます。
3. 書面かメールで請求する。 口頭ではなく、日付が残る形で出します。送り先は、人事・総務の担当部署です。パワハラの相手とのやり取りを避けたいときは、直属の上司を宛先に入れません。
4. 受け取り方を決める。 郵送なら返信用の宛先を書き、受け取りの期限を数営業日で区切ります。会社が「遅滞なく」交付する義務を負うとされていますが、日数の定めはないため、こちらから期限を示すと動きやすくなります。
5. 受け取ったら内容を点検する。 請求していない項目が書かれていないか、使用期間の入社日・退職日と氏名に誤りがないかを見ます。誤りがあれば、訂正を依頼します。

請求のメール文例は次のとおりです。

文例：「○月○日付で退職した○○（元の所属：○○部）です。労働基準法22条に基づき、退職証明書の交付をお願いします。請求する事項は、①使用期間（入社日と退職日が分かる形で）、②業務の種類、③その事業における地位、の3点です。賃金と退職の事由は請求しません。○月○日までに、下記の住所へ郵送してください。〒○○○-○○○○ ○○県○○市…」

退職の事由もほしい場合は、「請求する事項に、④退職の事由を加えます」と書き足します。請求した項目と記載された項目が同じかを、受け取ったときに照らし合わせます。

モデル様式の読み方と、使いどころ

厚生労働省は、退職の事由についての「モデル退職証明書」を公表しています。選択肢は次の七つです。

• ① あなたの自己都合による退職（②を除く）
• ② 当社の勧奨による退職
• ③ 定年による退職
• ④ 契約期間の満了による退職
• ⑤ 移籍出向による退職
• ⑥ その他（具体的に記載）による退職
• ⑦ 解雇（別紙の理由による）

解雇の場合は、別紙に解雇の理由を書く形になっています。解雇された人が理由を請求しない場合は、⑦の「別紙の理由による」を二重線で消し、別紙は交付しない、と様式の注記にあります。解雇の理由に絞った証明の請求は解雇理由証明書の請求方法：労基法22条の文例と受け取った後で扱っています。

会社が自分の様式を持っていない場合は、このモデル様式を示して「この様式の形で作ってください」と頼む方法があります。厚生労働省が参考として案内している様式なので、受け入れやすい形です。

離職票・解雇理由証明書との違い

退職のときにもらう書類は名前が似ていて、混同しやすい点です。

書類	根拠	出す人	主な使い道
退職証明書	労働基準法22条1項	会社（請求が必要）	退職日・職歴・退職の事由の証明。国民健康保険の加入手続きなどに使えることがある
離職票-1・-2	雇用保険法・同施行規則	ハローワーク（会社経由で届く）	失業保険の受給手続き
解雇理由証明書	労働基準法22条2項	会社（請求が必要）	解雇予告から退職日までの間に、解雇の理由を示す

厚生労働省のQ&Aは、離職票は退職証明書の代わりにならないと説明しています。離職票を受け取っていても、別に退職証明書を請求できます。離職票が届かないときの動き方は離職票が届かないとき：会社への請求とハローワークへの相談に、退職の意思を伝える書面の書き方はパワハラで辞めるときの退職届の書き方：理由の書き方と例文にあります。

退職証明書の使いどころと、交付されないとき

退職証明書が役に立つ場面は主に三つです。

• 国民健康保険の加入手続き。 水戸市の案内では、退職日が分かる書類として、退職証明書、資格喪失証明書、離職票のいずれかが挙げられています。自治体によって求める書類が違うため、住所地の窓口で確かめてください。選び方は退職後の健康保険の選び方：任意継続・国民健康保険・家族の扶養にあります。
• 転職先への提出。 職歴や退職日の証明を求められたときに使えます。
• 退職の事実の記録。 会社との間で、いつ退職したかの食い違いを避けるために手元に置けます。

請求しても交付されない場合は、労働基準監督署に相談します。厚生労働省のQ&Aは、請求したのに交付されないときは労働基準監督署に相談するよう案内しています。労基法22条1項から3項に違反すると30万円以下の罰金の定めがあります（同法120条）が、会社を罰することを目的にするより、まず交付を促すための相談として使うのが現実的です。窓口の番号はパワハラの相談窓口一覧：電話番号・受付時間・できることの早見表にまとめています。

請求前のチェックリスト

• 入社日・退職日と氏名を、自分の控えと照らし合わせたか。
• 必要な項目だけを指定したか（請求しない項目は書かないよう明記したか）。
• 送り先の住所と、受け取りの期限を書いたか。
• 請求のメールまたは書面の控えを残したか。
• 退職から2年を過ぎていないか。